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E-Invoicing 2.0: Rechnungsabwicklung in der Cloud

In der Cloud operiert das intelligente System eCapture-as-a-Service von BCT rund um die Uhr und verarbeitet alle eingehenden Rechnungen
Doch selbst bei bereits vollständiger Umstellung auf E-Invoicing im eigenen Unternehmen können Partner oder Kunden immer noch auf analoge Rechnungsabwicklung setzen

Digitalisierte Geschäftsprozesse gehören schon lange zur Normalität in allen Bereichen der Unternehmenswelt. Auch einer der wichtigsten Arbeitsabläufe – die Rechnungsabwicklung – verabschiedet sich immer mehr aus dem analogen Dasein und findet seinen neuen Platz in der Cloud. Ganz neue Anreize zur Umstellung und Modernisierung kamen nun aus dem Europäischen Parlament: Ab dem 27. November dieses Jahres greift die sogenannte E-Rechnungsverordnung (ERechV) und verpflichtet öffentliche Einrichtungen wie Hochschulen, Krankenhäuser oder städtische Verwaltungen zu einem ganz neuen System rund um elektronische Rechnungen wie "ZUGFeRD" oder "XRechnungen".

"Da dieses Gesetz allerdings auch die Dienstleister und Zulieferer der genannten Institutionen betrifft, muss sich auch der Rest des Marktes anpassen", so Myrko Rudolph, Geschäftsführer der exapture GmbH und Experte für Digitalisierung. "Fortschritte in diesem Bereich erbringen in den nächsten Monaten deutliche Marktvorteile." Zusammen mit dem Software-Entwickler für Intelligent Document Technology und Enterprise Information Management BCT Deutschland GmbH präsentiert exapture eine Software-Lösung für den reibungslosen Übergang von analogen zu digitalen Workflows in der Rechnungsverarbeitung – und das Cloud-basiert.

Angst vor Neuem besiegen
Elektronische Rechnungen bieten eine Reihe von organisatorischen und finanziellen Vorteilen. Dennoch ergab eine Umfrage vom Fraunhofer Institut und Comarch aus dem Jahr 2019, dass ausschließlich knapp die Hälfte der rund 700 teilnehmenden deutschen Unternehmen E-Payment nutzt. "Als Hauptgrund lässt sich eine elementare Skepsis gegenüber neuen Technologien herausstellen", weiß Rudolph. "Vor allem die Umstellung der altbewährten Prozesse verlangt ein Ausbrechen aus der Komfortzone, zu dem sich viele Mitarbeiter, aber auch Entscheider nicht bereit zeigen."

70 Prozent geben genau dies als größte Hürde bei der Einführung von E-Invoicing-Lösungen an, jeder Zweite fürchtet Probleme bei der Integration in die bestehende IT-Struktur. "Intelligent Document Technology Systeme allerdings lassen sich viel besser mit bestehender Rechnungsbearbeitungssoftware verbinden als bekannt. Sie sind auf Adaption ausgelegt", erklärt Rudolph. "Zudem besteht die Möglichkeit, dieses Problem komplett zu umgehen – durch Auslagerung in eine Cloud." Separate Behandlung der Rechnungsabwicklung beschränkt die Implementierung im existierenden System auf einige wenige Kontaktpunkte, wodurch die gesamte Umstellung deutlich schneller vonstatten geht.

Input zu verwalten
In der Cloud operiert das intelligente System eCapture-as-a-Service von BCT rund um die Uhr und verarbeitet alle eingehenden Rechnungen. "Dabei erweist sich Vielseitigkeit als notwendig", ergänzt Khaled Daftari, Partner Manager für die DACH-Region bei BCT. "Es lassen sich Daten aus jeglichen Dokumenten, egal ob strukturiert, semi-strukturiert oder unstrukturiert herausnehmen." Dadurch, dass so eine Vielzahl zeitaufwändiger, manueller Prozesse entfällt, gestaltet sich der gesamte Arbeitsablauf deutlich effizienter. Doch selbst bei bereits vollständiger Umstellung auf E-Invoicing im eigenen Unternehmen können Partner oder Kunden immer noch auf analoge Rechnungsabwicklung setzen. In einem solchen Fall kommt die scan2data-Lösung von exapture ins Spiel. "Mithilfe eines Scanners lassen sich die Informationen von einer Rechnung auf Papier extrahieren und in dynamische Daten umwandeln", erläutert der Experte. "Dies bietet große Vorteile gegenüber einer klassischen Hardcopy: Alle relevanten Angaben lassen sich automatisiert in das cloudbasierte Rechnungssystem einspeisen und für weiterführende Geschäftsprozesse verwenden."

So entsteht eine Zentralisierung der wichtigsten Informationen und eine einheitliche, ERechV-konforme Strukturierung selbiger – inklusive der verpflichtenden Dokumentation aller automatisierter Verfahren. Das Zusammenspiel beider Lösungen deckt somit das gesamte Spektrum der Rechnungsabwicklung ab und bündelt sowohl analog als auch digital eingehende Daten an einem Ort.

Von Schneckenpost zu High-Speed-Data
Zugriff, Bearbeitung und Versendung in Echtzeit spielen im digitalen Zeitalter eine immer prominentere Rolle – diese Entwicklung macht auch vor dem Rechnungswesen nicht halt. Frei nach dem Motto "Zeit ist Geld" setzen Unternehmen in allen Geschäftsbereichen auf schnelle Prozesse. Doch die Vorteile von E-Invoicing enden natürlich nicht an dieser Stelle, weiß auch Myrko Rudolph: "Alleine die Kostenersparnis aufgrund des verringerten Papierverbrauchs und auch des Wegfallens von Porto-Zahlungen erweist sich als enorm. Zudem steigert sich die Effizienz, sowohl der Rechnungsprozesse als auch aller davon abhängigen Schritte."

Auch die Fehleranfälligkeit schrumpft auf ein Minimum: Durch die automatisierte Bearbeitung lassen sich Übertragungsfehler sowie Dopplungen vermeiden. Von den Behörden geforderte Konformität wird ausnahmslos eingehalten und die Prozesse finden auf Grundlage der neusten Datenschutzrichtlinien statt. "Die Zeit der unübersichtlichen Aktenstapel ist endgültig abgelaufen", meint Rudolph. "Einfache Implementierung, unzählige Vorteile und nicht zuletzt die Möglichkeit, auf effiziente Art und Weise zu digitalisieren, prägen die Zukunft nicht nur der Rechnungs-, sondern der gesamten Dokumentenverwaltung in der Cloud – und wer bei dieser Entwicklung nicht Schritt hält, bleibt auf der Strecke." (exapture: ra)

eingetragen: 09.09.20
Newsletterlauf: 19.10.20

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Meldungen: Tipps und Hinweise

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Den Schritt zu Cloud POS-Systeme wagen Die Cloud-Sicherheit in die Hand nehmen

Fachbeiträge: Hintergrund

Künstliche Intelligenz in der Cloud
Die Giganten der Tech-Branche planen in diesem Jahr mehr als 300 Milliarden US-Dollar auszugeben, um im KI-Wettrüsten wettbewerbsfähig zu bleiben. Allein Amazon hat über 100 Milliarden US-Dollar angekündigt, während Microsoft, Alphabet und Meta jeweils weitere Dutzende Milliarden für den Bau riesiger Rechenzentren, den Ausbau von GPU-Clustern und die Sicherung ihrer Dominanz im Bereich der Cloud-basierten KI ausgeben wollen. Investitionen in dieser Größenordnung sorgen für Schlagzeilen und viele Unternehmen, die selbst dabei sind, ihre KI-Strategie zu planen, sehen sich gezwungen, ihrerseits hohe Budgets einzuplanen. Für die meisten Unternehmen ist es jedoch weder praktikabel noch notwendig, den Plänen der Hyperscaler zu folgen. IT-Führungskräfte fragen sich deshalb zurecht, was für den Einsatz der KI im Unternehmen tatsächlich benötigt wird.
Tape hat ausgedient, Public Cloud ist verzichtbar
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Fachbeiträge: Grundlagen

Beispiel für die 3-2-1-Backup-Regel
Die 3-2-1-Backup-Regel ist ein einfacher, aber wirkungsvoller Ansatz zur Datensicherung. Diese Strategie gewährleistet, dass Daten unter nahezu allen Umständen sicher und wiederherstellbar sind. Sie minimiert Risiken und maximiert die Ausfallsicherheit, indem mehrere Kopien der Daten an verschiedenen Orten aufbewahrt werden. Interessant wird das Thema jedoch, wenn Cloud-Ressourcen bzw. Cloud-Tools mieteinbezogen werden.
Cloud-Repatriierung richtig planen
Lange galt die Cloud als Endpunkt der IT-Modernisierung. Doch mit dem Aufkommen rechenintensiver KI-Workloads, neuen regulatorischen Pflichten und intransparenten Kostenmodellen stellt sich für viele Unternehmen die Frage neu: Welche Workloads gehören wirklich in die Cloud und welche besser zurück ins eigene Rechenzentrum? Dieser Leitfaden gibt Orientierung für die Rückverlagerung geschäftskritischer Anwendungen.

IT Security

Ausbau strategischer Partnerschaften
Armis, das Unternehmen für Cyber-Exposure Management und -Sicherheit, hat einen weiteren wichtigen Meilenstein bekannt gegeben: Der jährliche wiederkehrende Umsatz (ARR) hat die Marke von 300 Millionen US-Dollar überschritten - ein Wachstum von 200 auf 300 Millionen in weniger als zwölf Monaten.
Schutz für Private-Cloud-Workloads
Scale Computing gab eine strategische Partnerschaft mit Bitdefender bekannt. Ziel der Kooperation ist es, fortschrittlichen, integrierten Schutz vor Bedrohungen für private Cloud- und Edge-Umgebungen bereitzustellen. Die neue gemeinsame Lösung kombiniert die selbstheilende Automatisierung und Virtualisierungstechnologie von Scale Computing Hypercore (SC//Hypercore) mit Bitdefender GravityZone, einer führenden Endpoint-Protection-Plattform (EPP). Unternehmen profitieren dadurch von mehrschichtigem Schutz für Workloads, virtuelle Desktops und Daten - unabhängig vom Standort. Gemeinsam bieten beide Unternehmen einen klaren Weg, moderne IT-Umgebungen sicherer, einfacher und effizienter zu gestalten, ohne die Performance zu beeinträchtigen.

IT Security - Angriffe & Lecks

Neue Backdoor im Einsatz
Seit Mitte 2024 beobachten die Bitdefender Labs ein neues Muster bösartiger gezielter Attacken mit dem Ziel, langfristigen Zugriff auf die Opfernetze zu erlangen. Die neuen Akteure, von Bitdefender Curly COMrades benannt, unterstützen offensichtlich russische Interessen und attackieren Unternehmen und Betreiber kritischer Infrastrukturen. Die Opfer befinden sich vor allem in Krisengebieten der aktuellen Geopolitik - darunter Justiz- und Regierungsbehörden in Georgien sowie Energieversorgungsunternehmen in Moldawien.
Attacke gegen Krypto-Währungen
Sicherheitsforscher von Check Point sind einer weiteren Attacke gegen Krypto-Währungen auf die Spur gekommen. Betrügerische Werbeanzeigen über Social Media, die sich als vermeintliche Apps und Finanzdienstleister ausgeben, sollen Nutzer in die Falle locken. Die Kampagne läuft erfolgreich, vor allem in der Europäischen Union, mit über 35000 verseuchten Werbeanzeigen.

IT Security - Fachbeiträge

Malware in Dokumenten
Die Digitalisierung des Finanzsektors und die Verarbeitung großer Mengen sensibler Daten machen Finanzdienstleister zunehmend zur Zielscheibe für Cyberkriminelle. Angreifer setzen dabei auf bewährte Methoden wie Social Engineering, Phishing oder Ransomware, um Systeme zu kompromittieren, Informationen abzugreifen, Unternehmen zu erpressen oder Betriebsstörungen zu verursachen. Besonders häufig wählen sie Angriffspfade, die sich im Arbeitsalltag etabliert haben. Mit Malware infizierte Dokumente stellen immer noch eine oft unterschätzte Bedrohung dar. Der folgende Beitrag erläutert die Gefahr, die von diesem Angriffsvektor ausgeht und wie ein mehrschichtiger Schutzansatz die Cybersicherheit im Finanzumfeld stärken kann.
Aufgaben einer DORA-Compliance lösen
Der Digital Operational Resilience Act (DORA), welcher am 17. Januar 2025 in Kraft getreten ist, betrifft nicht nur Anbieter von Finanzdiensten, sondern auch deren IT-Dienstleister: Dazu gehören sowohl Partner und Distributoren, aber auch indirekte IT-Dienstanbieter, wie die Anbieter von IT-Sicherheitsplattformen. Der Kreis der Unternehmen, für die sich aus dem Gesetz neue Hausaufgaben ergeben, ist also größer als vermutet. Für alle ist DORA aber eine Chance, die Resilienz ihrer IT-Infrastruktur gegen Cyberangriffe jetzt zu erhöhen.

IT Security - Tipps / Hintergrund / Wissen

Grenze des Risikomanagements
Mit der KI befinden wir uns an einem interessanten Wendepunkt, an dem neue Möglichkeiten Gestalt annehmen: Lebensrettende Fortschritte im Gesundheitswesen und im Transportwesen sowie die Nachbildung von Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens, wie der verstorbenen Suzanne Somers, sind keine Science-Fiction mehr. Gleichzeitig waren die Sicherheitsbedenken in Bezug auf KI noch nie so groß wie heute. Es besteht ein enormer Bedarf an mehr Bewusstsein und Schutz vor Cyberkriminellen, die in KI-Systeme und -Tools eindringen. Zwar kann KI zur Bekämpfung dieser Betrüger eingesetzt werden, doch ist ein gemischter Ansatz, bei dem herkömmliche Tools mit KI kombiniert werden, die effektivere Strategie.
Sicherheit in die Entwicklung integrieren
Der zunehmende Einsatz von KI-gestützten Tools in der Softwareentwicklung verspricht schnelleres Programmieren, weniger Routineaufgaben und eine gesteigerte Produktivität. Eine aktuelle Analyse von Armis Labs zeigt jedoch, welche Sicherheitsrisiken entstehen, wenn sich Entwickler zu stark auf KI-generierten Code verlassen - insbesondere dann, wenn manuelle Prüfungen entfallen und automatisierte Vorschläge ungeprüft übernommen werden.